「EDI」とは?|仕組みや導入のメリット、デメリットをご紹介!

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ひと昔前までは電話やFAXを使うのが主流だった発注業務ですが、現在では「EDI」と呼ばれる電子データを利用したシステムが主流になっています。

しかし「EDI」がどのようなシステムなのか理解していない人も多いのではないでしょうか。

今回は「EDI」の仕組みやメリットについて解説いたします。

もくじ

  1. EDIとは
  2. EDIの仕組み
  3. EDIのメリットとデメリット
  4. まとめ

◆EDIとは

EDIとは「Electronic Data Interchange」の略儀です。

企業間(BtoB)取引で発生する契約書や受発注書、納品書、請求書などの紙業務のやり取りを、通信回線やインターネットを通じて電子交換ができるシステムのことです。

◆EDIの仕組み

EDIは企業によって異なる様々な種類のデータ形式を、自社と他社における通信プロトコルやフォーマットを標準化し、取引する双方のシステムが理解できるよう変換するという仕組みです。

EDIでは主に下記のデーターを変換します。

文字コード

文字コードと呼ばれる「シフトJIS」や「Unicode」などが企業の扱うコンピュータによって異なる場合があるため、自社で取り込める文字コードに変換します。

・レイアウト

「固定長形式」や「CSV形式」、「XML」などのデータ形式を自社のシステムでも理解できるレイアウトに変換します。

・データコード

同じ商品でも企業によって商品コードが異なる場合があります。

そのため自社の商品コードに置き換えます。

EDIのメリットとデメリット

【メリット】

・取引データの送受信など、商取引先に関わる業務を自動化することで今まで納品書や請求書などを郵便で取引先に送付したり、FAXを送ったりするといった手作業がなくなります。

・取引データを電子化することで紙業務のやり取りがなくなり、郵送費や用紙代、人件費などのコストを削減することができます。

・今まで手作業で行っていた業務を自動化することで業務スピードが向上し、業務効率化につながります。

【デメリット】

・EDIは自社の単体の導入では成り立たないため必ず取引先と共同で導入することが条件となります。

そのため取引先がまだEDIを導入していない場合にはEDIの導入を勧めなくてはならず、導入してくれるとは限らないといったデメリットもあります。

◆まとめ

EDIを利用すれば、今まで手作業で行っていた受発注などの業務を自動化することができます。

紙業務で発生する郵送代などのコストも削減することもできます。

すでに導入している企業も多いので、ぜひこの機会に導入してみてはいかがでしょうか。

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