誰でも簡単に文書を共有!「Googleドキュメント」でできること|基本的な使い方と便利な機能をご紹介

ツール

リモートワークが増えるのに伴い、Googleドキュメントを利用する人も増加しています。

そこで今回はGoogleドキュメントの基本的な使い方や機能についてご紹介いたします。

もくじ

  1. Googleドキュメントとは
  2. GoogleドキュメントとWordの違い
  3. Googleドキュメントの使い方
  4. まとめ

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントは、Googleが提供しているクラウドで管理できる文章作成ツールです。

Microsoftが提供しているWordと似ているツールですが、Googleドキュメントはクラウドで管理することができるので、複数のユーザーで同時に編集やファイル共有することができます。

GoogleドキュメントとWordの違い

・ソフトウェアのインストールの有無

Wordはソフトウェアをインストールする必要がありますが、Googleドキュメントの場合はインストールの必要がありません。

・データ保存方法

Googleドキュメントはクラウドでデータを保存します。

Wordの場合はパソコンでデータを保存します。

・編集内容の反映速度

Googleドキュメントは共有したファイルを編集するとリアルタイムで反映されますが、Wordでは編集するたびにファイルを共有する必要があります。

・編集履歴を自動保存

Googleドキュメントでは編集した内容を自動で保存してくれます。

Wordは自動保存されないので編集の度に上書き保存する必要があります。

Googleドキュメントの使い方

・GoogleアカウントでGoogleドキュメントにログインします。

https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

・「+」マークの下に「空白」と書かれているドキュメントをクリックしてドキュメントを新規作成します。

・ドキュメントの内容を編集します。

・ツールの「スペルチェック」を使ってスペルミスや文字数を確認します。

・完成したドキュメントは初期の段階では非公開となっているので、チームでドキュメントを共有する場合には右上の「共有」ボタンをクリックします。

・ドキュメントを共有したいユーザーのメールアドレスを入力して送信すると、相手に与えた権限内でドキュメントの閲覧や編集ができるようになります。

◆まとめ

Googleドキュメントはクラウドで利用することができるのでチームでのファイルの共有に適しており、テレワークが多くなった今利用する人も増え注目されています。

まだまだ便利な機能があるGoogleドキュメントを使いこなして、日々の業務効率化に活かしてみてください。

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