仕事をする上で欠かせないのがコミュニケーションです。
当然のことですが、仕事をする上でのコミュニケーションは非常に重要で、コミュニケーションをより効率的に進められる手段を取ることが、全体の効率化にも繋がってきます。
今回は、ビジネスをより効率的に進めるためのツールの一つである、「Microsoft Teams」について紹介していきます。
もくじ
◆Microsoft Teamsとは
Microsoft TeamsはMicrosoft社が提供している、チームでのコミュニケーションをサポートしてくれるサービスです。
仕事を進めていく上で必要となる、コミュニケーションや情報の共有などを円滑に進められるように助けてくれる機能が多く取り揃えられています。
例えば、メールでは伝わりづらい内容を共有する際に、ビデオ通話機能を使用すれば、意思疎通がしやすくなります。
また、Office 365に登録している場合は、有料版の機能を追加料金なしで使用できます。
無料版でも充実した機能が使えるようになっているため、導入を検討している企業などは、まずは試しに無料版から使う手段をとってみると良いでしょう。
◆Microsoft Teams無料版でできること
Microsoft Teams無料版でできることを紹介していきます。
ビデオ通話・オンライン会議の機能
コロナ禍以降、オンライン会議のツールが広く浸透しました。
そんなオンライン会議ツールの中でも、Zoomが注目されていましたが、Microsoft Teamsでもオンライン会議をすることができます。
個人ごとのビデオ通話はもちろんのこと、チーム単位でのオンライン会議にも活用できます。
チャット機能・検索機能
Microsoft Teamsのチャット機能ですが、なんと無料版でも無制限のチャット機能を利用することができます。
チャット機能は、連絡手段だけでなく、作業のメモ・ログとしての意味でも有効です。
仕事をする上ではなくてはならないものなので、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
また、チャット機能をさらに効率的にしてくれるのが、検索機能です。
過去のやり取りを振り返ったり、出たアイデアを再度引き出す際に利用できるため、記録媒体としても活用できるのが良い点です。
ストレージ機能
個人・チーム単位でそれぞれストレージ機能を利用することができます。
個人では1ユーザーあたり2GB、チーム全体での共有ストレージは10GB用意されており、これを無料版で利用できます。
Officeソフト連携機能
今やパソコンを使う業務において欠かせないビジネスツールとなっているOfficeソフト。
そのOfficeソフトとMicrosoft Teamsは同じMicrosoft社が提供しているため、Officeソフトとの連携機能が無料版でも付いています。
エクセルやパワーポイントなどを共同で編集できるため、業務の効率化に繋げることができます。
◆Microsoft Teams有料版でできること
続いては、Microsoft Teams有料版にアップグレードすればできることを紹介していきます。
ストレージ機能が大容量に
無料版では、1ユーザーあたり2GBの個人ストレージでしたが、有料版にアップグレードすればなんと1ユーザーあたり1TBの容量が利用できます。
業務上でかなり大きいデータを取り扱うことになった際に、非常に役立ちます。
オンライン会議の録画機能
取引先との打ち合わせや社内会議をオンラインで行う際、品質管理や議事録としてやり取りをデータで残しておきたい、というケースがあると思われます。
有料版にアップグレードすれば、オンライン会議を録画する機能があるため、上記で挙げたようなケースの際に有効的に活用できます。
◆まとめ
今回は、ビジネスをより効率的に進めるためのツールの一つである、「Microsoft Teams」について紹介しました。
有料版には大容量なストレージ機能やオンライン会議の録画機能など、仕事をしている中で助けとなる機能があります。
ですが、無料版でも十分に効率化に繋がる機能が数多くあるので、導入を考えている方はまずは無料版を試しに利用してみてはいかがでしょうか。
一つ注意していただきたいのが、Microsoft Teamsは一度有料版にアップグレードすると無料版には戻せないということ。
自分やチームにとって、仕事を効率的に進めるのに無料版でも十分なのか、有料版にアップグレードした方が良いのかをしっかりと判断してからアップグレードを検討するようにしましょう。